案例分析：山西——國(guó)電山西分公司檔案館庫(kù)一體化管理控制系統(tǒng)
案例分析—檔案館庫(kù)一體化管理控制系統(tǒng)實(shí)踐
為了全面提高檔案庫(kù)房管理水平,確保庫(kù)藏檔案安全，國(guó)網(wǎng)山西省電力有限公司(以下簡(jiǎn)稱(chēng)“國(guó)網(wǎng)山西電力”)開(kāi)展了檔案庫(kù)房一體化管控系統(tǒng)建設(shè)工作，取得了較好的效果。
存在問(wèn)題
檔案庫(kù)房的各類(lèi)設(shè)備只有進(jìn)行聯(lián)動(dòng)控制，才能有效避免檔案安全事故發(fā)生，國(guó)網(wǎng)山西電力檔案庫(kù)房已按照國(guó)家檔案局和國(guó)家電網(wǎng)有限公司相關(guān)檔案庫(kù)房要求，配有完備的檔案管理設(shè)施設(shè)備。但在實(shí)際工作中，由于檔案人員少、庫(kù)房數(shù)量多、室藏檔案多、遠(yuǎn)程管理等因素，導(dǎo)致檔案庫(kù)房管理仍存在以下問(wèn)題：
1.檔案庫(kù)房管理工作量大
根據(jù)檔案庫(kù)房管理相關(guān)要求，國(guó)網(wǎng)山西電力檔案庫(kù)房工作分為實(shí)體檔案管理、庫(kù)房安全管理、環(huán)境安全管理3個(gè)方面。從實(shí)體檔案管理的角度來(lái)看，實(shí)體檔案借閱出入庫(kù)、上下架和倒架等工作，主要依賴(lài)檔案人員記憶，工作難度較大，而盤(pán)點(diǎn)和統(tǒng)計(jì)工作，需要檔案人員手工一一比對(duì)，工作效率較低。檔案庫(kù)房安全管理和環(huán)境安全管理方面，按照檔案“八防”要求，檔案人員需要定時(shí)進(jìn)人檔案庫(kù)房進(jìn)行巡查和溫濕度記錄，工作量較大，遠(yuǎn)程庫(kù)房因無(wú)專(zhuān)人在現(xiàn)場(chǎng)，巡查較為困難，如出現(xiàn)溫濕度等環(huán)境超限異常或其他安全問(wèn)題，檔案人員無(wú)法及時(shí)獲取信息，極有可能導(dǎo)致檔案損毀，造成不必要的損失。
2.檔案庫(kù)房無(wú)法實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程監(jiān)控
因工作需要和崗位情況，庫(kù)房檔案人員無(wú)法及時(shí)進(jìn)行庫(kù)房巡檢、溫濕度記錄等工作，且受距離因素影響，一旦發(fā)現(xiàn)問(wèn)題無(wú)法及時(shí)自動(dòng)處理，就無(wú)法實(shí)現(xiàn)檔案庫(kù)房的遠(yuǎn)程管理和監(jiān)控。
3.檔案庫(kù)房系統(tǒng)設(shè)備控制不聯(lián)動(dòng)
國(guó)網(wǎng)山西電力的檔案分散保存在文書(shū)、工程、音像、實(shí)物等庫(kù)房眾多，配備了相應(yīng)的智能密集架、恒溫恒濕凈化等設(shè)備、視頻監(jiān)控等設(shè)備，具備了檔案庫(kù)房恒溫恒濕凈化、視頻實(shí)時(shí)監(jiān)控、庫(kù)房實(shí)體管理等基礎(chǔ)條件，但各個(gè)檔案庫(kù)房設(shè)備管理相對(duì)分散，其大部分設(shè)備的控制系統(tǒng)都是獨(dú)立運(yùn)行，各控制系統(tǒng)之間缺少聯(lián)動(dòng)和一體化控制，無(wú)法做到對(duì)溫濕度自動(dòng)調(diào)控、異常告警、自動(dòng)異常處置等應(yīng)急情況的及時(shí)處理。
建設(shè)思路
根據(jù)國(guó)網(wǎng)山西電力檔案庫(kù)房實(shí)際，利用人工智能、物聯(lián)網(wǎng)和云計(jì)算等技術(shù)，結(jié)合國(guó)家電網(wǎng)有限公司的智慧檔案館建設(shè)要求，國(guó)網(wǎng)山西電力提出了“利用先進(jìn)設(shè)備實(shí)現(xiàn)檔案庫(kù)房智能化管理、利用信息化技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案庫(kù)房遠(yuǎn)程聯(lián)動(dòng)控制的建設(shè)思路，將檔案庫(kù)房建設(shè)成為全面感知，互聯(lián)互通、高效協(xié)同運(yùn)作的智能檔案庫(kù)房，整體提升檔案庫(kù)房智能化管理水平。
目的一：檔案庫(kù)房智能化管理是基礎(chǔ)條件通過(guò)完善檔案庫(kù)房智能密集架、空調(diào)、凈化除酸型除濕加濕一體機(jī)、煙霧報(bào)警器、漏水報(bào)警器、出入門(mén)禁報(bào)警等先進(jìn)設(shè)備，實(shí)現(xiàn)檔案智能定位、恒溫恒濕、凈化消毒、消防安全、視頻監(jiān)控等功能，實(shí)時(shí)管控檔案庫(kù)房動(dòng)態(tài)。
目的二：檔案庫(kù)房一體化管控系統(tǒng)是支撐手段，利用大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)和人工智能等信息化技術(shù)，建設(shè)包括實(shí)體檔案管理、檔案庫(kù)房安全監(jiān)控、檔案庫(kù)房環(huán)境監(jiān)控等功能的一體化管控系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了檔案庫(kù)房?jī)?nèi)相關(guān)設(shè)備、控制系統(tǒng)的聯(lián)動(dòng)控制。
建設(shè)實(shí)踐
國(guó)網(wǎng)山西電力高度重視檔案庫(kù)房建設(shè)，專(zhuān)門(mén)成立檔案智能庫(kù)房建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組，立項(xiàng)開(kāi)展建設(shè)工作，具體分為檔案庫(kù)房基礎(chǔ)設(shè)施建沒(méi)、檔案庫(kù)房軟件系統(tǒng)建設(shè)2個(gè)部分，具體如下：
1．開(kāi)展檔案庫(kù)房基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備建設(shè)
智能化設(shè)備是檔案庫(kù)房建設(shè)的物質(zhì)基礎(chǔ)，國(guó)網(wǎng)山西電力從2個(gè)方面升級(jí)完善庫(kù)房基礎(chǔ)設(shè)備：一是實(shí)體檔案智能管理相關(guān)設(shè)備，通過(guò)購(gòu)買(mǎi)智能檔案密集架、安全通道門(mén)等基礎(chǔ)設(shè)備，實(shí)現(xiàn)密集架的智能定位、實(shí)體檔案快速上下架、出入庫(kù)管理等功能。二是檔案庫(kù)房安全及環(huán)境安全管理相關(guān)設(shè)備，升級(jí)或新購(gòu)置智能空調(diào)、凈化除酸型除濕加濕一體機(jī)、視頻監(jiān)控、大顯示屏、空氣質(zhì)量云測(cè)儀、八防報(bào)警探測(cè)器、智能區(qū)域控制等設(shè)備，實(shí)現(xiàn)全方位、多角度監(jiān)測(cè)檔案庫(kù)房情況。
2.建設(shè)檔案庫(kù)房一體化管理控制系統(tǒng)
為適應(yīng)庫(kù)房遠(yuǎn)程管理和設(shè)備智能管控、實(shí)體檔案管理的要求，國(guó)網(wǎng)山西電力建設(shè)了庫(kù)房一體化安全管理控制系統(tǒng)，涵蓋了密集架控制、智能門(mén)禁、智能消防、智能溫濕度控制、智能凈化等子系統(tǒng)，初步實(shí)現(xiàn)了無(wú)人值守檔案庫(kù)房。
(1)密集架控制子系統(tǒng)
根據(jù)用戶(hù)對(duì)檔案的上架、下架、借閱出入庫(kù)的操作，實(shí)現(xiàn)所在密集架的自動(dòng)打開(kāi)、關(guān)閉及相關(guān)報(bào)警提示，減少檔案人員手工操作密集架的工作量，提高工作效率。
(2)智能門(mén)禁子系統(tǒng)
為實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案庫(kù)房出入人員24小時(shí)全方位的監(jiān)控和管理，國(guó)網(wǎng)山西電力檔案庫(kù)房采用雙指紋門(mén)禁系統(tǒng)與人臉識(shí)別系統(tǒng)相結(jié)合的方式，提高檔案庫(kù)房出入庫(kù)安全。將檔案庫(kù)房進(jìn)出安全通道門(mén)與實(shí)體檔案管理子系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接，一旦出現(xiàn)人員和檔案的非法出入，系統(tǒng)將會(huì)以報(bào)警和短信的形式及時(shí)通知檔案管理人員。
(3)智能消防子系統(tǒng)
為減少突發(fā)火災(zāi)引起的損失，國(guó)網(wǎng)山西電力安裝智能高壓細(xì)水霧防火系統(tǒng)，如庫(kù)房因?yàn)榫�(xiàn)路老化、人為等因素發(fā)生火災(zāi)，該系統(tǒng)能夠提前感知火源、火災(zāi)的位置，火勢(shì)大小等信息，自動(dòng)啟動(dòng)消防滅火系統(tǒng)。同時(shí)，將火災(zāi)相關(guān)信息發(fā)送檔案管理人員，使檔案管理人員能夠提前預(yù)防、提前處理，從而使庫(kù)房達(dá)到人防、物防、技防三位一體的安全防范體系，確保檔案庫(kù)房的安全。
(4)智能恒溫恒濕凈化監(jiān)控子系統(tǒng)
在智能檔案庫(kù)房建設(shè)中，國(guó)網(wǎng)山西電力通過(guò)對(duì)智能空調(diào)、凈化除酸型除濕加濕一體機(jī)、空氣質(zhì)量云測(cè)儀等設(shè)備集成，利用智慧檔案感知節(jié)點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)的統(tǒng)一采集和控制；
形成檔案庫(kù)房智能環(huán)境安全管理監(jiān)控系統(tǒng)，根據(jù)預(yù)先設(shè)定的溫濕度值，在一定范圍內(nèi)可以實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)采集、自動(dòng)調(diào)節(jié)、快速響應(yīng)、定時(shí)上傳數(shù)據(jù)到指定服務(wù)器等，實(shí)現(xiàn)了對(duì)檔案庫(kù)房溫度、濕度、 PM2.5、TVOC、 CO₂等進(jìn)行全天候智能監(jiān)測(cè)、控制和治理。
(5)智能凈化消毒子系統(tǒng)
細(xì)菌、塵螨、微生物和各種氣態(tài)污染物嚴(yán)重威脅檔案的使用壽命，國(guó)網(wǎng)山西電力通過(guò)智能消毒滅菌系統(tǒng)，對(duì)檔案資料進(jìn)行定時(shí)消毒滅菌，能夠有效凈化檔案載體，消除空氣中的有害物質(zhì)，防止有害生物的滋長(zhǎng)，有效保護(hù)了檔案安全。
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4008-313-008